Poate că o căsuță poștală fără mesaje necitite îți pare o utopie mistică, mai ales dacă ai mii de e‑mailuri necitite. Însă, chiar dacă nu înțelegi foarte bine filosofia numită Inbox Zero, vei vedea cum principiile sale bine definite te vor ajuta să direcționezi mesajele din căsuța poștală în locuri mai relevante, în vederea unor acțiuni ulterioare. Iată cum te poate ajuta Airmail 3.

Punctul forte al Airmail este integrarea foarte bună cu alte aplicații. De exemplu, poți trimite un e‑mail către aplicația Things 3, transformându‑l astfel într‑o sarcină. Noua sarcină va include un link către e‑mail care, atunci când dai clic pe el, deschide mesajul în Airmail. Poți așadar să arhivezi e‑mailul original, având siguranța că l‑ai trimis într‑o locație relevantă.

Pe lângă Things 3, Airmail se integrează cu alte aplicații populare, cum ar fi Calendar, Mementouri, OmniFocus 3 și Fantastical 2. Pentru o listă completă de aplicații compatibile, accesează Airmail 3 > Preferences (Configurări) > Services (Servicii). Activează orice aplicație deja instalată prin bifarea căsuței corespunzătoare.

Odată activată o aplicație, ai mai multe posibilități de a distribui un e‑mail. Cel mai rapid mod este să selectezi un mesaj și să apeși tasta Z. Se va afișa un meniu din care vei putea alege aplicația către care vrei să trimiți e‑mailul.

O altă modalitate este să dai clic dreapta pe un mesaj, să selectezi Send to (Trimite către), apoi să alegi aplicația. Ori să dai clic pe meniul Options (Opțiuni) din partea de sus a ferestrei cu mesaje și să urmezi aceiași pași.

Dacă trimiți mereu e‑mailuri către aceeași aplicație, poți personaliza un buton Action (Acțiune) pentru respectiva aplicație (Fila Actions se află în partea de sus a panoului de mesaje). Accesează Airmail 3 > Preferences > Actions și dă clic pe meniul derulant sau pe butonul Menu (Meniu) pentru a selecta aplicația.

Pentru a arhiva un e‑mail pe loc, selectează mesajul și apasă tasta Delete (Șterge). În mod implicit, tasta Delete nu arhivează decât mesajele din Airmail. Dacă apeși Comandă‑Delete, mesajul va fi mutat în Bin (Gunoi), de unde poate fi șters de tot.

În cazul în care ai activat scurtăturile pentru Gmail din Airmail 3 > Preferences > Actions, poți apasă și tasta E pentru a arhiva un mesaj.

Funcția Send and Archive (Trimite și arhivare) din Airmail permite arhivarea unui mesaj după ce ai răspuns, ceea ce te va ajuta să‑ți golești căsuța poștală.

Pentru a activa funcția Send and Archive, accesează Airmail 3 > Preferences > Composing și bifează căsuța Use Send and Archive (Folosește Trimitere și arhivare). Astfel, când răspunzi la un e‑mail, vei vedea opțiunea Send and Archive.

Uneori primești e‑mailuri de care nu te poți ocupa pe loc. Utilizează funcția Snooze (Amânare) a aplicației pentru a le îndepărta temporar din căsuța poștală.

Selectează mesajul, apasă tasta D și alege din meniu când vrei ca acesta să reapară în căsuța poștală. O opțiune este să dai clic dreapta pe mesaj și să alegi Snooze din meniu.

Pentru a personaliza intervalele de timp, accesează Airmail 3 > Preferences > Snoozes. Pentru a găsi e‑mailurile amânate, dă clic pe directorul Snooze din panoul din stânga de tot.

Pentru a îndeplini principiul Inbox Zero, poți sorta mesajele sau poți reduce numărul de e‑mailuri care ajung efectiv în căsuța poștală. Aici intră în joc funcția Rules (Reguli) din Airmail.

Accesează Window > Rules, sau apasă Control‑Comandă‑R. Aici poți crea reguli de filtrare a e‑mailurilor, precum o regulă de arhivare automată a buletinelor informative, astfel încât acestea să nu mai treacă prin căsuța poștală.

Pentru a crea o astfel de regulă, dă clic pe butonul Add (+) (Adaugă) de pe panoul din stânga și alege opțiunea Add Rule (Adăugare regulă). Denumește‑o, apoi definește‑o. De pildă, pentru a filtra buletine informative, setează ca orice e‑mail ce conține termenul „buletin informativ” să fie arhivat.

Pentru a activa regula, bifează opțiunea Enable (Activare), apoi salveaz‑o. Regula doar activează, nu șterge e‑mailurile, deci le poți găsi oricând în directoarele To Read (De citit) sau All mail (Toate e‑mailurile). La revedere buletine informative, salutare căsuță poștală ordonată!