Dette er en del av en serie om å forbedre ferdighetene dine i Excel. Du finner linker til andre historier nedenfor.

Det å analysere en datatabell innebærer gjerne å holde tungen rett i munnen mens du fikler med ulike formler. Excels funksjon Dataanalyse gjør den traurige delen av jobben for deg. Appen utarbeider en rekke anbefalte diagrammer og tabeller, og lar deg bruke naturlig språk når du skal hente ut nyttig informasjon.

Les videre for å se hvordan du finner trender i dataene uten å skrive en eneste formel.

Målet: En sykkelkjede har fire butikker, og du skal analysere salgsdataene for å identifisere potensielle trender.

Den gamle måten: Lag flere diagrammer for å vise og oppsummere dataene på ulike måter, og omorganiser tabellen for å gjøre den optimalisert for hver liste.

Med Dataanalyse: La Excel lage diagrammene og tabellene for deg og presentere ulike innsikter du kan granske nærmere.

På venstre side av tabellen under, for eksempel, vises sykkelkjedens salgsdata for en måned. (Hver av butikkene selger både komplette sykler, dekk og verktøysett.)

For å få automatiserte innsikter kan du klikke hvor som helst i tabellen og så på Dataanalyse i Hjem-verktøylinjen. Excel analyserer dataene i tabellen og presenterer resultatene i et nytt panel til høyre:

Du kan se gjennom de flere enn 20 resultatene for å finne oppsummeringer av salg per område, diagrammer som viser omsetningen for ulike produkter, forskjellene mellom ulike butikker og mye mer – visuelt materiale det kunne tatt flere timer å få frem manuelt. (Resultatene i Dataanalyse-feltet oppdateres ikke automatisk, så hvis du endrer verdier i tabellen, må du lukke Dataanalyse-verktøyet og starte det igjen for å se oppdaterte resultater.)

I tillegg kan du hente ut et eller flere av diagrammene – og datatabellene som ble laget for dem – og bruke dem i Excel, Word og PowerPoint: Klikk på «+ Sett inn» under et element for å sette det inn (sammen med relevante data fra den opprinnelige tabellen) i et nytt ark i arbeidsboken.

Målet: Du vil ha svar på spørsmål du har om dataene.

Den gamle måten: Lag en tilpasset formel som regner ut svaret, noe som mest sannsynlig betyr at du må omorganisere tabellen eller lage nye tabeller som kun inneholder de relevante dataene.

Med Dataanalyse: Du kan bruke naturlig språk og rett og slett stille Excel spørsmålet i tekstfeltet øverst i Dataanalyse-panelet. Når det gjelder tabellen over, kan du for eksempel skrive: «Hvilket produkt ga størst inntekt?» Excel forteller deg at det, kanskje litt overraskende, var bakdekk:

Du kan også stille spørsmål som tar for seg flere datafelter, som «Hvor mye av total inntekt er fra terrengsykler og bysykler?», «Hvilken avdeling solgte færrest terrengsykler og bysykler?» og «Hvor mange bakdekk og fordekk ble solgt i Bergen?». Bare pass på å ta med det faktiske navnet på datafeltet (eller feltene) i spørsmålet.

I Dataanalyse-panelet har du også verktøy du kan bruke til å ekskludere felter fra analysen, og du kan få bekreftet at Excel behandler hvert felt riktig. Klikk på innstillingsknappen (tannhjulet) for å hente frem dialogen «Hvilke felter interesserer deg mest?»:

Når det gjelder eksempelet med sykkelkjeden, ser du at Dataanalyse identifiserte de ikke-numeriske feltene riktig, men det kan være fordelaktig at Pris analyseres som et gjennomsnitt heller enn en sum. Klikk på Sum og velg Gjennomsnitt. Nå kan du skrive et spørsmål som «Hva er pris per avdeling?» og se et diagram med gjennomsnittlig pris for hver avdeling.