Microsoft Excel håndterer enkelt regneark med digre datamodeller og tusenvis av celler. Men hvordan skal du analysere alle de dataene? Det finnes en nyttig funksjon man fort glemmer, men som hjelper deg med nettopp det: betinget formatering. Funksjonen forandrer cellens utseende automatisk avhengig av verdien i den, sånn at du får en visuell oversikt over de viktigste opplysningene.
Ta for eksempel dette enkle regnearket som viser hvor mange målpoeng hver spiller på et basketballag skåret per kamp i en sesong med 15 kamper:
Hva hvis du vil markere målpoengene til de beste poengplukkerne i datasettet? Du kan se gjennom alle cellene, notere deg de høyeste verdiene og så manuelt markere de cellene. Eller du kan la betinget formatering gjøre jobben for deg.
Først velger du dataene i tabellen (celle C4 til Q12) og velger Format > Betinget formatering. Da åpnes vinduet Administrer regler. Klikk på + for å legge til en regel, så åpnes vinduet Ny formateringsregel, som vi fylte ut på følgende måte:
Når du har trykket på OK, ser du valget Formater med. Velg Egendefinert format. For å virkelig gjøre resultatet tydelig kan du velge en fet skrift på en gul bakgrunn med rød ramme. Klikk på OK for å lagre regelen, og klikk på OK igjen for å gå ut av Administrer regler. Nå er det lett å se hvem som har skåret flest poeng på regnearket:
Hva hvis du i stedet vil se alle som har skåret 19 eller flere poeng, i tillegg til de som har skåret null eller ett? Gå tilbake til vinduet Ny formateringsregel, velg Ikonsett som stil, og juster deretter alternativene som vist under. (Legg merke til at vi ikke har valgt ikoner for de som har skåret mellom 2 og 18 poeng, siden vi ikke er interessert i de verdiene nå – denne endringen forandrer også ikon-pop-up'en til Tilpasset.)
Lagre denne regelen (fjern den forrige formateringsregelen), så ser dataene slik ut:
Nå ser du enkelt hvem som gjør det best, og også de som kanskje trenger litt ekstra hjelp – i hvert fall til å skåre poeng. Og hvis du oppdaterer en celle, tar den betingede formateringen automatisk hensyn til de nye dataene.
Dette er et veldig enkelt eksempel på hva du kan bruke betinget formatering til, men neste gang du er begravd i data, bør du ha funksjonen i bakhodet – den kan gjøre det mye lettere å finne svarene du leter etter.