يتميز برنامج Microsoft Excel بقدرته على التعامل بسهولة مع جداول البيانات التي تتضمن نماذج هائلة من البيانات والآلاف من الخلايا. ولكن كيف سيتم تحليل كل هذه البيانات؟ يوفر هذا التطبيق أداة تختص بهذا الغرض بالتحديد، وهي أداة التنسيق الشرطي، التي يغفل عنها الكثير من المستخدمين. تتميز هذه الأداة بالعمل تلقائيًا على تغيير مظهر الخلية اعتمادًا على قيمتها، وذلك لتسليط الضوء على المعلومات الأكثر أهمية.

إليك هذا النموذج الذي يضم نقاط كل من مبارايات موسم كرة السلة والذي يشمل ١٥عشرة مباراة:

ماذا لو فكرت في تسليط الضوء على أعلى ثلاث نتائج ضمن بيانات المباريات؟ كنت ستضطر عندها للنظر في جميع الخلايا للبحث عن القيمة الأكبر. ولكن لا عليك، فالتنسيق الشرطي سيقوم بهذا العمل بالنيابة عنك.

أولًا، عليك تحديد جزء من البيانات ضمن الجدول (من الخلية C4 إلى Q12)، ثم اختيار تنسيق (Format) > التنسيق الشرطي (Conditional Formatting). عندها سيظهر لك مربع الحوار الخاص بإدارة القواعد (Manage Rules)، حيث يتعين عليك النقر على زر + لإضافة قاعدة جديدة. سينقلك ذلك إلى مربع حوار القاعدة الجديدة (New Formatting Rule)، والذي قمنا بتعبئته كما يلي:

بعد اختيار تنسيق مخصص (Custom Format)، في نافذة التنسيق باستخدام (Format with)، ستظهر لك نافذة تنسيق الخلايا (Format Cells). يمكنك عندها تعريض الخط وإنشاء حواف حمراء ثم تعبئتها بخلفية صفراء لكي تبرز البيانات بشكل أوضح. وبالضغط على موافق (OK) سيتم حفظ القاعدة، لتقوم بعد ذلك بالضغط مجددًا على موافق (OK) للخروج. وبهذا ستظهر النتائج الأعلى كما هو موضح على ورقة العمل في المثال التالي:

ماذا لو أردت الآن معرفة كل من تمكن من إحراز تسع عشرة نقطة أو أكثر، بالإضافة إلى أولئك الذين لم يحرزوا أي نقطة؟ يمكنك ذلك طبعًا بالرجوع إلى مربع حوار قاعدة التنسيق الجديدة (New Formatting Rule) واختيار مجموعات الأيقونات (Icon Sets)، ثم تحديد الخيارات كما هو موضح أدناه (لاحظ أننا لم نختر أي أيقونة لأي شخص أحرز ما بين اثنتين وثماني عشرة نقطة، لأننا لا نريد تسليط الضوء على تلك النتائج).

بمجرد حفظ هذه القاعدة (بعد إزالة قاعدة التنسيق السابقة) ستبدو البيانات كما يلي:

سيصبح من السهل عليك رؤية أصحاب الأداء الأفضل، كما ستسطيع رؤية اللاعبين الذين قد يحتاجون المزيد من التدريب، على الأقل فيما يتعلق بإحراز النقاط. وإذا قمت بتحديث بيانات أي خلية، فسيتم تطبيق التنسيق الشرطي تلقائيًا على البيانات الجديدة.

هذا مثال بسيط جدًا لما يمكنك فعله باستخدام التنسيق الشرطي، ولكن في المرة القادمة التي ستواجه فيها كمًا كبيرًا من البيانات، قد يساعدك التنسيق الشرطي على العثور على إجاباتك بشكل أسهل وأسرع.