Grâce à ses multiples options d’accessibilité, Microsoft 365 permet à tout le monde de lire, créer et présenter des documents. Voici un aperçu de ces fonctionnalités fondamentales.

Le mode Lecture dans Word et OneNote affiche le document de façon optimisée pour la lecture — sans apporter de modifications à l’original.

Cliquez sur Affichage, puis Mode Lecture. Ajustez la largeur de colonne, la couleur de page, l’espacement du texte et la séparation des syllabes à l’aide des boutons dans le menu sur Word, ou dans les Préférences de texte sur OneNote. Pour grossir le texte, modifiez le niveau de zoom.

Pour que Word vous lise un document à voix haute, positionnez le curseur à l’endroit où vous voulez qu’il commence, puis cliquez sur Révision > Lecture à voix haute. Pour ajuster la vitesse de lecture ou choisir une voix différente, cliquez sur l’icône en forme d’engrenage.

La fonctionnalité de dictée intégrée à Microsoft 365 vous permet de parler plutôt que de taper. Pour y accéder dans Word, cliquez sur Accueil > Dicter ; dans Outlook et PowerPoint, cliquez sur Message > Dicter.

Pendant que vous êtes en train de dicter, vous pouvez ajouter la ponctuation et les retours à la ligne en les prononçant : « Cher Jean virgule saut de ligne J’espère que tu vas bien point Ça te dirait qu’on déjeune ensemble un de ces jours point d’interrogation saut de ligne À bientôt virgule Sandra. »

Dans Word, cliquez sur l’icône en forme d’engrenage pour choisir votre langue, activer la ponctuation automatique ou le filtre de police. Pour des astuces avancées, cliquez sur le bouton point d’interrogation, puis faites défiler jusqu’à Que puis-je dire ?

Les légendes et sous-titres en temps réel de PowerPoint permettent à tout le monde de participer à vos présentations. Le logiciel utilise l’intelligence artificielle pour retranscrire vos mots à mesure que vous les prononcez et les afficher — en langue originale ou traduits dans l’une des 60 langues disponibles — à l’écran en temps réel.

Les modèles accessibles de Word, Excel et PowerPoint vous aident à adapter vos documents à tous les publics grâce à un contraste amélioré, à des polices d’écriture plus grandes, à des textes de remplacement pour les objets visuels et à des structures de tableau et des messages d’entrée compatibles avec les lecteurs d’écran.

Ces modèles sont disponibles dans Fichier > Nouveau et tapez “accessible” (guillemets y compris) dans la barre de recherche.

Avant de partager vos documents Word, Excel ou PowerPoint, cliquez sur Révision > Vérifier l’accessibilité. Cliquez ensuite sur les problèmes potentiellement relevés pour voir comment les régler.

Vous pouvez également utiliser le test d’accessibilité dans OneNote (Outils > Vérifier l’accessibilité) et dans la fenêtre de rédaction d’e-mail d’Outlook (Éditer > Vérifier l’accessibilité).

Le ruban de Word, Excel et PowerPoint comprend par défaut des dizaines de boutons et de menus, mais tout n’est pas indispensable. Pour supprimer les fonctionnalités que vous n’utilisez que rarement dans chacune des apps, allez dans Préférences > Ruban et barre d’outils > Ruban > Personnaliser le ruban. Décochez la case à côté d’une commande (ou d’un onglet entier) ou créez un nouvel onglet avec uniquement vos commandes indispensables en cliquant sur le bouton +.

Les apps de Microsoft 365 vous permettent de trouver des commandes et des fonctionnalités lorsque vous ne savez pas où elles se situent dans les menus et sous-menus. En fonction des apps, cliquez dans le champ de recherche en haut de chaque fenêtre ou sur le bouton Rechercher (présent dans tous les rubans) et tapez des mots-clés (« tableau » ou « colonnes » par exemple).