Microsoft Excel lako može obrađivati tablice ogromnih podatkovnih modela i s tisućama ćelija. Ali kako analizirati toliku količinu podataka? Aplikacija nudi često zanemaren alat kojem je upravo to glavna funkcija. Radi se o uvjetnom oblikovanju koje automatski mijenja izgled ćelije ovisno o njezinoj vrijednosti te tako ističe važne informacije.

Pogledajte ovu jednostavnu tablicu koja prikazuje broj postignutih koševa po utakmici u košarkaškoj sezoni od 15 utakmica:

Što ako želite istaknuti tri najviša rezultata? Mogli biste pregledati sve ćelije, zabilježiti najveće vrijednosti i ručno istaknuti te ćelije. Ali uvjetno oblikovanje taj posao može obaviti umjesto vas.

Prvo označite dio s podacima u tablici (ćelije C4 – Q12), a zatim odaberite Format > Conditional formatting (oblikovanje > uvjetno oblikovanje). Pojavit će se dijaloški okvir Manage rules (upravljanje pravilima) te kliknite znak + kako biste dodali svoje pravilo. Novi dijaloški okvir New Formatting Rule (novo pravilo oblikovanja) ispunili smo na sljedeći način:

U izborniku Format with (oblikuj s) odaberite Custom Format (prilagođeno oblikovanje), čime ćete pokrenuti novi skočni prozor. Da biste ciljane podatke zaista istaknuli, u njemu odaberite podebljani font na žutoj pozadini s crvenim rubom ćelije. Kliknite OK za spremanje pravila te ponovno OK za izlazak iz odjeljka Manage Rules. Tablica sada izgleda ovako, s jasno istaknutim najboljim rezultatima:

Što ako želite istaknuti sve koji su postigli 19 ili više poena, kao i one koji nisu postigli nijedan ili im se možda jednom posrećilo? Vratite se na upravitelj pravila, kliknite Edit i za stil odaberite Icon Sets (set ikona), a zatim konfigurirajte opcije kako je prikazano dolje. (Primijetite da nismo odabrali ikonu za one koji su postigli između dva i 18 koševa jer te rezultate u ovom trenutku ne želimo istaknuti i zbog te će se odluke izbornik Icons promijeniti u Custom.)

Spremite to pravilo (nakon što uklonite prethodno) i tablica će izgledati ovako:

Sada je lako uočiti ne samo one koji su imali najbolji rezultat nego i one kojima je možda potrebno više treninga, barem što se tiče pucanja na koš. A ako ažurirate podatke u nekoj od ćelija, uvjetno oblikovanje automatski će se primijeniti na nove podatke.

Ovo je bio vrlo jednostavan primjer mogućnosti koje vam uvjetno oblikovanje pruža. Idući put kad budete zatrpani podacima, ono bi vam moglo znatno olakšati pronalazak odgovora koje tražite.