David Sparks – unter Fans auch als MacSparky bekannt – ist technischer Redakteur, Podcaster, Online-Lehrer, YouTube-Host, Vater und seit Kurzem auch Anwalt.

Bei den vielen Tätigkeiten kommt es vor allem auf eine Sache an: Effizienz. Deswegen war bei Sparks die Freude groß, als die Kurzbefehle Einzug auf dem Mac hielten. Indem er wiederkehrende Aufgaben dem macOS überlässt, fällt es ihm leichter, sich auf seinen kreativen und produktiven Schaffensprozess zu konzentrieren.

Wir haben den Rockstar der Produktivität und Automation danach gefragt, welche Kurzbefehle ihm im Arbeitsalltag Rückendeckung verschaffen.

Profitipp: Für einen schnelleren Zugriff packst du den gewünschten Kurzbefehl ins Schnellaktionen-Menü im Finder, in deine Menüleiste oder in die Touch Bar. Dazu öffnest du ihn in der Kurzbefehle-App, klickst auf die drei Schieberegler, um zu den Details zu gelangen, und aktivierst die entsprechende Option.

Dieser simple, aber leistungsstarke Mac-Kurzbefehl nimmt in Sparks’ Bestenliste eine der oberen Positionen ein, denn er füllt den Bildschirm gleichmäßig mit zwei Apps – und in Verbindung mit einem Tastaturkurzbefehl aktivierst du das gewünschte Fensterlayout direkt per Tastendruck. „Ich sage dazu ‚Setups‘“, meint Sparks. „Ein bestimmtes Fenster-Setup erleichtert mir die Arbeit und hilft mir dabei, meine Aufmerksamkeit voll und ganz auf die aktuelle Aufgabe zu lenken.“

Sparks hat den Kurzbefehl mit vier App-Paaren vorkonfiguriert – Fantastical - Calendar & Tasks und Craft - Editor für Dokumente, Mail und Notizen, OmniFocus 3 und Notizen sowie Mail und Safari. Aber deine eigenen Lieblings-Kombinationen fügst du ebenso unkompliziert hinzu.

Wenn er einen Text verfassen möchte, schafft Sparks mit seinem „Start Writing“-Kurzbefehl die passenden Rahmenbedingungen. „Zuerst schaltet sich mein Fokusmodus ‚Arbeiten‘ ein, in dem mich nur ausgewählte Leute und Apps stören dürfen“, erläutert er. „Dann erscheinen meine bevorzugte Schreib-App und Safari als Recherche-Tool in der geteilten Ansicht.“ Zu guter Letzt startet der Kurzbefehl den Thunderstorm-Sound in Dark Noise. Damit steht der konzentrierten Schreiberei nichts mehr im Weg.

Bei der ersten Ausführung erhältst du die Aufforderung, deine Lieblings-App zum Schreiben auszuwählen und deine bevorzugten Webseiten für die Recherche anzugeben. Profitipp: Wenn du gleichzeitig die Zeit erfassen möchtest, fügst du am besten eine Aktion für einen Timery for Toggl-Timer hinzu.

Wie viel – ähm – Übung wir in den letzten Jahren auch in der Meetingplanung gesammelt haben, der Aufwand bleibt trotzdem hoch. Dieser praktische Kurzbefehl automatisiert den Prozess immerhin teilweise: Zuerst musst du einen Namen für die Veranstaltung eintragen sowie die Teilnehmenden, das Datum und die Uhrzeit angeben und erhältst anschließend nochmal einen Überblick über die eingetragenen Eckdaten. Jetzt brauchst du nur noch auf den Button zum Hinzufügen zu klicken und schon hast du das Event erstellt. „Das Ganze dauert nur eine Minute“, berichtet Sparks. Und alles, was die Meetingplanung abkürzt, klingt wie Musik in unseren Ohren.

In puncto fokussierter Aufmerksamkeit geht es Produktivitäts-Profis auch nicht anders als uns: „Meine Konzentrationsfähigkeit lässt nach ein paar Stunden intensiver Arbeit rapide nach“, erzählt Sparks. Deswegen legt er regelmäßige Verschnaufpausen ein und widmet sich beispielsweise seinem Garten oder klickt sich durch einige YouTube-Videos.

Das Problem dabei ist, nicht zu vergessen, nach einer gewissen Zeit wieder zurück an die Arbeit zu gehen. „Dieser Kurzbefehl fordert mich dazu auf, die Dauer meiner Pause anzugeben“, erklärt er. „Standardmäßig sind das 15 Minuten. Wenn die Zeit abgelaufen ist, gibt mir der Kurzbefehl über einen Alarm zu verstehen, dass ich mich wieder an den Schreibtisch setzen sollte.“

Sparks vertraut bei den meisten seiner Kalenderaktivitäten auf die Editors’ Choice-App Fantastical, die ihm in der besonders praktischen Quartalsansicht einen perfekten Ausblick auf die kommenden Monate verschafft. Daneben nutzt er aber auch die Kalendergruppen-Funktion, über die er eine Übersicht über all seine eingerichteten Terminkategorien erhält.

Dieser Kurzbefehl versetzt ihn im Handumdrehen in den Planungs-Modus: Nach Auswahl der Kalendergruppe „Planning“ wechselt die Darstellung in die Quartalsansicht und Fantastical erscheint präsent im Vordergrund, falls das nicht sowieso schon der Fall war. Du hast aber auch die Möglichkeit, den Kurzbefehl für andere Ansichten und Kalendergruppen einzurichten; dazu kopierst du ihn und veränderst die Konfigurierung.

Eines von Sparks’ Geheimnissen für mehr Produktivität lautet, dass die Vorbereitung für ein Meeting manchmal genauso wichtig ist wie die Teilnahme. „Wenn ich mir vor dem angesetzten Termin 30 Minuten Zeit nehme, ziehe ich viel mehr aus der Besprechung heraus.“

Der Trick dabei ist dieser geniale Kurzbefehl: „Er sieht sich alle Termine der nächsten fünf Tage in meinem Arbeitskalender an und fordert mich dazu auf, diejenigen auszuwählen, die eine gewisse Vorbereitung benötigen“, erklärt er. „Anschließend fügt er vor jedes der angegebenen Meetings ein Zeitfenster von einer halben Stunde ein.“

Das Schreiben selbst geht Sparks ziemlich leicht von der Hand – beim Korrekturlesen sieht es jedoch anders aus. „Ich übersehe Fehler, weil mein Gehirn weiß, was ich schreiben wollte, und meiner Wahrnehmung einen Streich spielt“, stellt er fest.

Um das zu vermeiden, entwickelte er einen simplen Kurzbefehl, der die Inhalte in seinem Zwischenspeicher laut vorliest. Dazu kopierst du den gewünschten Text, führst den Kurzbefehl aus und begibst dich ans „Korrekturhören“. „Meine Ohren sind deutlich kritischer“, erklärt er. „Es ist wirklich erstaunlich, wie viele Fehler mir auf diese Weise schon aufgefallen sind.“