「Microsoft 365」にはアクセシビリティに配慮した豊富なオプションがあり、あらゆる人が読み、創作し、発表できます。特に便利な機能をチェックしてみましょう。

「Word」「OneNote」の「イマーシブリーダー」を使うと、原稿に変更を加えることなく、なるべく読みやすく文書を表示できます。

「表示」タブをクリックして開き、「イマーシブリーダー」をクリックします。「Word」ではリボンに表示される種々のボタンを、「OneNote」では「テキスト設定」ボタンを使い、テキストの間隔やページの色などを調節しましょう。ページを拡大したい時は、ズームスライダーを使用します。

「Word」に文書を読み上げてもらうには、読み上げを開始したい場所にカーソルを合わせて、「校閲」＞「音声読み上げ」をクリックします。歯車の形のアイコンをクリックすると、読み上げ速度の調節と、音声の変更ができます。

「Microsoft 365」にはディクテーション機能があるため、タイプする代わりに声を使って入力できます。「Word」では「ホーム」をクリックし、次に「ディクテーション」ボタンを、「PowerPoint」と「Outlook」では「編集」＞「ディクテーション」を選びます。

ディクテーション中、句読点や改行は話すことで追加できます。例えば「ジョンさんへ（読点、改行）お元気ですか（句点）近いうちにランチでもいかがですか（クエスチョンマーク、改行）では（句点）サンドラより」といった具合です。

「Word」では、歯車のアイコンをクリックして使用する言語を選択し、「句読点の自動挿入」と「プロファニティフィルター」をオンにできます。使いこなすコツを見るには、クエスチョンマークをクリックして、「どうすればいいですか？」までスクロールしましょう。

「PowerPoint」の「ライブキャプション」と字幕機能を使えば、すべての人がプレゼンテーションに参加できます。これらの機能はAIを活用し、発言に合わせて言葉を書き起こしたキャプションや翻訳した字幕を画面にリアルタイムで表示します。「PowerPoint」は60以上の言語の翻訳に対応しています。

「Word」「Excel」「PowerPoint」にはアクセシビリティに配慮したテンプレートが用意されているため、コントラストのはっきりした配色、大きめのフォント、視覚的なオブジェクトのための代替テキスト、スクリーンリーダーに対応した構造の表やデータ入力メッセージなどによって、誰もが利用できる文書を作成できます。こうしたテンプレートを探すには、「ファイル」＞「テンプレートから新規作成」をクリックし、「"アクセシビリティ"」で検索しましょう。このとき引用符も忘れずに入れてください。

「Word」「Excel」「PowerPoint」の文書を共有する前に、「校閲」＞「アクセシビリティチェック」の順にクリックしましょう。問題になりそうな箇所が指摘されたら、クリックして修正方法を確認します。

「OneNote」では「ツール」＞「アクセシビリティチェック」をクリック、「Outlook」のメール作成画面では「編集」＞「アクセシビリティチェック」でアクセシビリティを確認できます。

「Word」「Excel」「PowerPoint」のリボンにはたくさんのボタンやメニューが初めから備わっていますが、少ない方が使いやすい場合もあります。それぞれのAppでめったに使わない機能を非表示にするには、「環境設定」＞「リボンとツールバー」＞「リボン」＞「リボンのカスタマイズ」の順に開き、アクションやタブの横にあるボックスのチェックを外しましょう。また、プラス記号のボタンをクリックすると、お気に入りのコマンドだけを集めた新しいタブを作成できます。

「Microsoft 365」は、メニューやサブメニューで見つけにくいコマンドや機能を検索するのを手助けしてくれます。アプリに応じて、各ウインドウにある検索フィールド、または、各リボンの「操作アシスト」ボタンをクリックし、「表」や「列」など、実行したい作業に関連したキーワードを入力してください。