בזכות שלל אפשרויות הנגישות ב‑Microsoft 365, כולם יכולים לקרוא, ליצור ולהציג. נסו את התכונות החיוניות הבאות.

התכונה Immersive Reader (קורא סוחף) ב‑Word ו‑OneNote מציגה את המסמך מותאם לקריאה, מבלי לשנות את המקור.

יש ללחוץ על הלשונית "תצוגה" (View) ואז על "תצוגת קריאה מודרנית". ניתן להתאים מרווחים, צבע עמוד ועוד באמצעות הכפתורים בסרט (ב‑Word) או באמצעות הכפתור "אפשרויות טקסט" (Text Preferences). כדי לקבל מבט מקרוב, אפשר להשתמש במחוון הגלילה.

כדי ש‑Word יקריא מסמך, מקמו את המצביע במקום שבו תרצו להתחיל ואז לחצו על סקירה (Review) > קרא בקול רם (Read Aloud). כדי להתאים את מהירות הקריאה או לבחור בקול אחר, לחצו על סמל גלגל השיניים.

תכונת ההכתבה המובנית ב‑Microsoft 365 מאפשרת לדבר במקום להקליד: ב‑Word, יש ללחוץ על "בית" (Home) ואז על הכפתור "הכתב" (Dictate). ב‑PowerPoint וב‑Outlook יש לבחור ב"עריכה" (Edit) > "התחל הכתבה" (Start Dictation).

בזמן ההכתבה, ניתן להוסיף סימני פיסוק ומעברי שורות על ידי הנחיה בקול: "שלום יוני (פסיק שורה חדשה), אני מקווה ששלומך טוב (נקודה). מה דעתך להיפגש לארוחת צהריים בקרוב (סימן שאלה שורה חדשה). שלך (פסיק) אלכסנדרה".

ב‑Word, יש ללחוץ על סמל גלגל השיניים כדי לבחור שפה ולהפעיל פיסוק אוטומטי או סינון מילות גנאי. לטיפים מתקדמים, אפשר ללחוץ על כפתור סימן השאלה ואז לגלול מטה אל "מה אוכל לומר?" (?What Can I Say).

התכונה כתוביות חיות ותרגום (Live Captions and Subtitles) ב‑PowerPoint מאפשרת לכולם להשתתף. באמצעות בינה מלאכותית היא מתמללת תוך כדי דיבור, ומציגה את המילים או התרגום שלהן, על המסך בזמן אמת. (PowerPoint יודע לתרגם מעל 60 שפות).

תבניות הנגישות ב‑Word‏, Excel ו‑PowerPoint עוזרות לוודא שהמסמכים שלכם יהיו זמינים לכולם, בעזרת ניגודיות צבע גבוהה יותר, גופנים גדולים יותר, טקסט חלופי לתיאור אובייקטים חזותיים (alt text) ומבני טבלאות והודעות קלט נתונים שמיועדות לקוראי מסך. כדי לאתר את התבניות האלה, עברו אל קובץ (File) > חדש מתבנית (New From Template) ואז חפשו "תבניות נגישות" (“accessible”) (כולל המירכאות).

לפני שיתוף של מסמכי Word‏, Excel או PowerPoint, לחצו על סקירה (Review) ואז על בדוק נגישות (Check Accessibility). לחצו על אחת הבעיות האפשריות שסומנו, כדי לראות כיצד לתקן אותה.

ניתן גם להשתמש ב"בודק הנגישות" (Accessibility Checker) ב‑OneNote [יש לבחור ב"כלים" (Tools) > "בדוק נגישות" (Check Accessibility)] ובמסך יצירת האימייל ב‑Outlook (יש לבחור ב"עריכה" > "בדוק נגישות").

הסרט ב‑Word‏, Excel ו‑PowerPoint כולל עשרות כפתורים ותפריטים כברירת מחדל, אבל לפעמים פחות שווה יותר. כדי להסיר תכונות שכמעט אינן בשימוש בכל יישום, עברו אל העדפות (Preferences) > סרט וסרגל כלים (Ribbon & Toolbar) > סרט (Ribbon) > התאם אישית את הסרט (Customize The Ribbon). בטלו את סימון התיבה שלצד כל פעולה (או הכרטיסייה כולה). לחלופין, צרו כרטיסייה חדשה שתכלול רק פקודות מועדפות על ידי לחיצה על לחצן החיבור (+).

יישומי Microsoft 365 יכולים לעזור למצוא פקודות או תכונות שאיתורן בתפריטים ובתפריטי המשנה עלול להיות מאתגר. בהתאם ליישום, צריך ללחוץ על שדה החיפוש בחלק העליון של כל חלון או על הכפתור "ספר לי" (Tell Me) שזמין בכל סרט – ואז להקליד מילים שקשורות למשימה (למשל, "טבלה" או "עמודות").