מצגת PowerPoint שמצליחה לעורר עניין ולהציג נתונים בצורה ברורה היא סוג של יצירת אמנות. למרבה המזל, בכל הנוגע לעיצוב המצגת, היישום עושה בשבילכם את רוב העבודה.

אבל שימו לב – עם היכולת באה האחריות. לפניכם שלוש תכונות שמומלץ לכל משתמש מתחיל לנסות, וכן כשלים נפוצים שכדאי להימנע מהם.

‏1. השתמשו בתבניות (אבל התעמקו באחת מהן בתור התחלה)

PowerPoint מציע מגוון תבניות מועצבות להפליא, בחרו חדש > חדש מתוך תבנית (New from Template < New). כל אחת מהן כוללת שקפים מעוצבים מרובים (שב‑PowerPoint קוראים להם master slides) ובהם גופנים בגדלים מוגדרים מראש, פריסות טקסט ואזורים מוגדרים למיקום תמונות ופרטי תוכן אחרים.

כדי לעבוד כמו מקצוענים: התחילו בתבנית פשוטה והתעמקו בה לפני שתעברו לאחת אחרת. יש הרבה מה לגלות בכל אחת מהן.‏

‏2. הוסיפו אלמנטים חזותיים (אבל בעלי משמעות)

בכל שקף חדש מופיע לחצן שימושי המאפשר להוסיף טבלאות, תרשימים, סרטונים וצורות. ניתן גם להוסיף גרפיקות SmartArt של PowerPoint – מבחר גרפיקות מגניבות (כמו דיאגרמות וֶאן ותרשימי זרימה) להמחשת תהליכים, קשרים ויחסי כוחות.

כדי לעבוד כמו מקצוענים: אל תיסחפו. אמנם מפתה להעמיס על השקפים אלמנטים גרפיים, אבל מומלץ לוודא שכל מה שמוסיפים תורם להבהרת הרעיונות שלכם. איור חמוד עלול להסיח את הדעת מהמסר העיקרי.

‏3. השתמשו במעברים בין שקפים (אבל בלי להתפרע)

מעברים (transitions) – המשמשים מעין גשר בין שקפים – הם סוג של אתנחתא. הם מחליקים את המעבר בין השקפים ומספקים לקהל הצופים הזדמנות לעבד את המידע שזה עתה הצגתם.

קל ופשוט להוסיף מעברים: לוחצים על הלשונית Transitions, בוחרים בתפריט הצדדי שקף (אחד או יותר) שאליו רוצים לצרף מעבר, ואחר כך בוחרים אפקט: ה‑Wipe (ניגוב) הבסיסי הוא מתכון בטוח וקלאסי, אבל יש נוספים.

כדי לעבוד כמו מקצוענים: רצוי להיצמד לאותו סוג מעבר לאורך כל המצגת ולא להחליף ביניהם. אל דאגה, לא תצטרכו לעבור שקף-שקף ולהוסיף מעבר – תוכלו להוסיף אותם בבת אחת.