Ez a sztori az Excel-képességeidet fejlesztő sorozat része. Az alábbi linkeken keresztül megtalálod a további sztorikat.
Az adattáblázatok elemzése keservesnek tűnhet, miközben a képletekkel babrálva igyekszel kinyerni a legfontosabb információkat. Az Excel Adatelemzés funkciója azonban javasolt diagramokkal és táblázatokkal kiküszöböli a folyamat nehézségeit, és leegyszerűsíti a hasznos információk természetes nyelv használatával történő kinyerését.
Így szúrhatod ki adataid tendenciáit egyetlen képlet nélkül:
Az első lépés: Hagyd, hogy az Excel végezze a piszkos munkát
A célod: Elemezni egy kerékpárüzlet négy régiójából származó értékesítési adatokat, hogy meglásd a tendenciákat, és információkat nyerj.
A régi módszer: Több diagramot készítesz az adatok különféle nézeteihez és összefoglalásához, és átrendezed a táblázatot, hogy minden diagram számára optimális legyen.
Az Adatelemzés módszere: Hagyd, hogy az Excel diagramokat és táblázatokat hozzon létre, melyek különféle információiból választhatsz.
A lenti táblázat bal oldala például megjeleníti a kerékpárüzletlánc egyhavi értékesítési adatait. (Minden üzlet komplett kerékpárokat, kerekeket és szervizkészleteket árul.)
Az automatizált áttekintéshez egyszerűen kattints a táblázat tetszőleges pontjára, majd a Kezdőlap eszköztárán az Adatelemzés lehetőségre. Az Excel feldarabolja a táblázat adatait, és az eredményeket egy új ablaktáblában jeleníti meg a jobb oldalon:
A több mint 20 találat között görgetve regionális értékesítési összefoglalókat, termékenkénti bevételeket ábrázoló grafikonokat, regionális összehasonlításokat és még sok mást találhatsz – vagyis különféle olyan megjelenítéseket, amelyek manuális elkészítése órákig is tarthat! (Az Adatelemzés ablaktábla eredményei nem frissülnek automatikusan, ezért ha módosítod a táblázat bármely mezőjét, zárd be az Adatelemzés eszközt, és indítsd újra a frissített eredmények megtekintéséhez.)
Sőt, bármelyik diagramot – és a hozzájuk létrehozott egyéni adattáblázatokat – kihúzhatod az oldalsávból, és felhasználhatod őket az Excelben, a Wordben vagy PowerPointban. Kattints a „+ Beszúrás” szövegre egy adott elem alatt, hogy beszúrd azt (az eredeti táblázat vonatkozó adataival együtt) a munkafüzet új lapjára.
Lépj szintet: hagyd, hogy az Excel válaszolja meg kérdéseidet
A célod: Választ találni az adataiddal kapcsolatos kérdésekre.
A régi módszer: Hozz létre egy egyéni képletet, amely kiszámítja a választ, amihez valószínűleg át kell szervezned a táblázatot, vagy további táblázatokat kell létrehoznod, amelyek csak a releváns adatokat tartalmazzák.
Az Adatelemzés módszere: Természetes nyelvet használva egyszerűen tedd fel kérdésed az Excelnek az Adatelemzés ablak tetején található szövegmezőben. A fenti táblázathoz felteheted a következő kérdést: „Melyik eladott tételből volt a legmagasabb a bevétel?” Az Excel szerint, talán meglepő módon, a hátsó kerékből:
Emellett több adatmezőt is tartalmazó lekérdezéseket is megadhatsz, például „Mekkora a Mountain Bike és Street Bike teljes bevétele?” vagy „Melyik régióban értékesítették a legkevesebb Mountain Bike-ot és Street Bike-ot?” vagy „A hátsó és első kerekek mennyisége a nyugati régióban?” Csak ügyelj arra, hogy a lekérdezésben az adatmező(k) tényleges neve szerepeljen.
Profi tipp: Válaszd ki az egyes mezők elemzésének módját
Az Adatelemzés ablaktábla más eszközöket is biztosít a mezők elemzésből való kizárására, valamint annak ellenőrzésére, hogy az Excel megfelelően kezeli-e az egyes mezőket. Ehhez kattints a beállítások (fogaskerék) gombra a Discover Insights (Információk felfedezése) mellett, hogy megjelenjen a „Melyik mezők érdeklik leginkább?” párbeszédablak:
A kerékpárüzletünk példájában láható, hogy az Adatelemzés helyesen azonosította a nem numerikus mezőket, de lehet, hogy az árat átlagként, és nem összegként akarod elemezni. Ehhez kattints az Összeg (Sum) elemre, és válaszd az Átlag (Average) lehetőséget; most már beírhatsz egy lekérdezést, például „Mi az ár régiónként?”, és megtekintheted a régiónkénti átlagárat tartalmazó táblázatot.