Produktivitás. Mindannyian szeretnénk a napi teendőinket tökéletesen végrehajtani, és a hosszú távú céljainknak is időt hagyni – ám ez sosem olyan egyszerű, mint amennyire szeretnénk.

De ez nem azt jelenti, hogy elérhetetlen. David Allen, aki a produktivitás szakembere és a Hatékonyságnövelés stresszmentesen - GTD Az időmenedzsment új módszertana című bestseller írója, mestere lett a GTD-módszernek (amely a „getting things done” most már közismert rövidítése), és könyvében arra biztatja olvasóit, hogy alkalmazzák a módszerét a mindennapjaikban. Mi a célja? A hatékonyság növelése és a stressz csökkentése.

Allen úgy véli, hogy ha túl sok mindennel van tele az ember feje, akkor lehetetlen megtartani az irányítást. A GTD lényege, hogy úgy álljunk a feladatainkhoz, hogy ne árasszon el egyszerre túl sok teendő, és legyen elég szellemi kapacitásunk priorizálni.

Hogyan működik ez a gyakorlatban? Öt kulcsfontosságú lépést kell figyelembe vennünk minden teendőnkkel kapcsolatban: rögzítés, tisztázás, rendszerezés, reflektálás és cselekvés. Először is, a rögzítés tehermentesíti az agyunkat a feladattól, és egy mappába helyezi azt. Ezután a tisztázás során eldöntjük, hogy a feladat több vagy kevesebb időt fog-e igénybe venni, mint pár perc. Ha kevesebbet, akkor azonnal nekiláthatunk; ha nem, akkor „kidobhatjuk”, „delegálhatjuk” vagy „elhalaszthatjuk”.

Végül az időszakos reflektálás és cselekvés következik a listánkon szereplő elemekkel kapcsolatban, hogy biztosan kézben tartsuk az irányítást. A feladatokat, amiknek nekiláthatsz, oszd fel kisebb lépésekre, és írd fel őket a teendőid listájára emlékeztetőkkel, hogy az ütemterved szerint haladj.

A Todoist a tökéletes alkalmazás a GTD módszer követéséhez. Megmutatjuk, hogyan hozhatod ki a legtöbbet ebből a hasznos feladatkezelő eszközből.

Nyisd meg az appot, és látni fogod az Inbox (Bejövő) mappádat – itt találod a teendőid listáját. Láss neki a rendszerezésnek, és listázz ide mindent, amit meg kell vagy meg szeretnél csinálni. Ha egy bejegyzést jobbra legyintesz, látni fogod a lehetőségeidet a képernyő alján, mint például a határidő beállítása, prioritási szint hozzárendelése vagy a feladatok áthelyezése másik mappába. A leghatékonyabban úgy tudod kiüríteni a bejövő mappádat, hogy létrehozol egy Future (Jövő) mappát azoknak a teendőidnek, amikkel nem szeretnél most foglalkozni.

A baloldali menüben válaszd a Today (Ma) nevű mappát, hogy létrehozz új feladatokat időbélyegekkel, címkékkel és emlékeztetőkkel. Ugyanezt megteheted az alatta lévő Next 7 Days (Következő 7 nap) mappában is. A legjobb, ha ide az egyszerű feladatokat rakod, vagy azokat, amelyeket azonnal el tudsz végezni.

Az összetettebb és időigényesebb feladatok számára hozz létre egy új bejegyzést a Projects (Projektek) mappában, és bontsd ezeket a feladatokat kisebb, könnyebben végrehajtható lépésekre. Ha együttműködsz másokkal, használd a megosztás funkciót, hogy mindannyian naprakészek legyetek, illetve a megjegyzés funkciót, hogy közvetlenül kommunikálhass a kollégáiddal.

A GTD módszer legfontosabb lépése a reflektálás. Allen szerint sűrűn ajánlott átgondolni és áttekinteni a cselekvést igénylő feladatainkat, annak érdekében, hogy megakadályozzuk, hogy elfelejtsük őket. Fontos áttekintenünk az összes feladatunkat legalább egyszer egy héten, szélesebb perspektívából kell megnéznünk a munkánk és az életünk prioritásait, és a feladatainkat hatékonyabban kell rendszerezni.

Ha függőben lévő feladatokról és bizonytalan tervekről van szó, készíts egy Future (Jövő) mappát a teendőidnek. Ha például arról álmodozol, hogy megtanulsz egy új nyelvet, vagy megmászol egy hegyet, esetleg formába hozod magad, próbáld meg a terveidet különálló projektmappákba rendezni, és lépésről lépésre dolgozz rajtuk.

A Todoist segítségével stresszmentes lesz a produktivitás – akár a mindennapi feladatokról, akár a hosszú távú célokról van szó –, végzel a teendőiddel, és másra is marad időd és energiád.