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每當你要研究資料時，可能都要耗費許多心力來撰寫不同公式以分析數據。《Excel》的「分析資料」功能就能為你省卻繁複步驟，自動產生多款簡單易懂的圖表和表格，讓你輕鬆取得重要資訊。
以下為你介紹此功能如何在不需任何公式的情況下，助你掌握數據趨勢。
第一步：讓《Excel》處理瑣事
目標：分析單車行於四個地區的銷售資料，以掌握數據趨勢。
原有方法：為不同數據建立大量圖表，然後透過調整每個圖表中的表格作進一步研究。
運用「分析資料」的方法：讓《Excel》自動生成圖表，並為你提供不同角度的分析。
例如，下列表格的左側為店鋪單月的銷售數字。每間分店均有發售完整的單車、輪胎及相關工具。
只需點擊表格上的任何地方，然後點選「首頁」工具列中的「分析資料」按鈕，《Excel》就會自動從不同角度分析數據，並在右側顯示結果：
下拉查看多種分析結果時，你可以找到分店銷售數據、每種產品的收益、分店之間的比較等各種數據分析，這些分析如果以手動方式進行，可能要花好幾個小時才能完成！「分析資料」所產生的結果不會自動更新，如果你更改了表格中的任何數字，應先關閉「分析資料」工具，然後重新開啟，就能獲得最新的結果。
此外，你還可拖曳這些圖表和表格至《Excel》、《Word》或《PowerPoint》中使用：點擊項目下的「+ 插入」按鈕以插入圖表 (以及原表格中的相關數據) 至檔案的新分頁。
進階：讓《Excel》解答你的問題
目標：解答數據上的不同問題
原有方法：自建公式以計算答案，可能要重新調整表格或建立新表格來容納相關的數據。
運用「分析資料」的方法：簡單地以文字向《Excel》提出你的問題，在「分析資料」視窗上方的文字空格中輸入問題。以上文中的表格為例，你可以提問：「Which Item Sold had the highest Revenue?」(哪樣貨物的收益最高？)，《Excel》就會回答你是「Back Tires」(後輪)，結果或者令人意外：
你也可以提出涉及多項數據的問題，像是「What is the total Revenue of Mountain Bike and Street Bike?」(越野單車和街車合共的總收益是多少？) 或「Quantity of Back Tire and Front Tire in the west Region?」(西區分店賣出的前後輪胎總數？) 等，只需確保你的問題中包含數據在表格上的確實名稱即可。
專業貼士：選擇分析不同項目的方法
「分析資料」功能也可以在分析時排除特定範圍的數據，也能夠確保《Excel》正確地處理每項數據。點擊「探索和分析資料」下方的齒輪狀設定按鍵，即會顯示「你最感興趣的欄位是什麼？」的選項：
以單車行為例，你可以看到「分析資料」正確地分辦出非數字的項目，但你可能想分析平均售價而非總數。請點擊「Sum」(加總) 然後選擇「Average」(平均)；然後你可以輸入「What is the Price by Region?」(不同分店的售價？) 之類的問題，就能看到不同分店的平均售價。