Το Microsoft Excel μπορεί εύκολα να χειριστεί υπολογιστικά φύλλα με τεράστια μοντέλα δεδομένων και χιλιάδες κελιά. Πώς όμως αναλύεις όλα αυτά τα δεδομένα; Η εφαρμογή προσφέρει ένα εργαλείο ειδικά για αυτόν τον σκοπό, το οποίο παραβλέπουν πολλοί χρήστες: τη μορφοποίηση υπό όρους. Πρόκειται για μια λειτουργία που αλλάζει αυτόματα την εμφάνιση ενός κελιού ανάλογα με την τιμή του, φέρνοντας στο προσκήνιο τις πιο σημαντικές πληροφορίες.
Ας δούμε αυτό το απλό υπολογιστικό φύλλο, που δείχνει τους πόντους που μπήκαν σε κάθε παιχνίδι για μια αγωνιστική σεζόν μπάσκετ 15 αγώνων:
Τι κάνεις, για παράδειγμα, αν θέλεις να επισημάνεις τους τρεις κορυφαίους σκόρερ στο σύνολο δεδομένων; Μπορείς να εξετάσεις όλα τα κελιά, να σημειώσεις τις υψηλότερες τιμές και μετά να τα επισημάνεις ένα προς ένα. Όμως, μπορείς να κάνεις τη δουλειά πιο εύκολα και γρήγορα με τη μορφοποίηση υπό όρους.
Αρχικά, πρέπει να επιλέξεις την ενότητα δεδομένων του πίνακα (κελιά C4 έως Q12) και μετά να κάνεις κλικ στην επιλογή Μορφή > Μορφοποίηση υπό όρους. Στο παράθυρο διαλόγου «Διαχείριση κανόνων» που θα εμφανιστεί, κάνε κλικ στο κουμπί + για να προσθέσεις έναν κανόνα. Θα μεταφερθείς στο παράθυρο διαλόγου «Νέος κανόνας μορφοποίησης», το οποίο εμείς συμπληρώσαμε όπως βλέπεις εδώ:
Όταν επιλέξεις «Κλασικό» στο πεδίο «Στυλ», θα εμφανιστεί ένα πεδίο, στο οποίο πρέπει να κάνεις κλικ στην επιλογή «Προσαρμοσμένη μορφοποίηση…», ώστε να εμφανιστεί το παράθυρο «Μορφοποίηση κελιών». Διάλεξε μια έντονη γραμματοσειρά σε κίτρινο φόντο, με κόκκινο περίγραμμα κελιού, για να κάνεις τα δεδομένα να ξεχωρίζουν. Πάτα OK για να αποθηκεύσεις τον κανόνα και μετά πάτα ξανά ΟΚ για έξοδο από τη Διαχείριση κανόνων. Το υπολογιστικό φύλλο θα έχει τώρα την εξής μορφή και οι κορυφαίοι σκόρερ θα φαίνονται ξεκάθαρα:
Αν όμως θέλεις να επισημάνεις όλους τους παίκτες που πέτυχαν 19 ή περισσότερους πόντους, αλλά και αυτούς που πέτυχαν μηδέν ή έναν πόντο; Πήγαινε πάλι στο παράθυρο διαλόγου «Νέος κανόνας μορφοποίησης», στο πεδίο «Στυλ» επίλεξε «Σύνολα εικονιδίων» για να διαμορφώσεις το στυλ και άλλαξε τις επιλογές, όπως θα δεις παρακάτω. (Θα παρατηρήσεις ότι δεν έχουμε ορίσει κάποιο εικονίδιο για όσους έχουν πετύχει από 2 έως 18 πόντους, γιατί δε θέλουμε να επισημάνουμε αυτές τις επιδόσεις ― κάνοντας αυτήν τη ρύθμιση, το μενού για τα εικονίδια αλλάζει σε «Προσαρμογή»).
Αποθήκευσε αυτόν τον κανόνα (αφού καταργήσεις τον προηγούμενο κανόνα μορφοποίησης), και τώρα τα δεδομένα σου θα εμφανίζονται ως εξής:
Τώρα μπορείς εύκολα να βρεις όχι μόνο τους παίκτες με τις καλύτερες επιδόσεις, αλλά και αυτούς που ίσως χρειάζονται περισσότερη προπόνηση, τουλάχιστον όσον αφορά στο σκοράρισμα. Αν ενημερώσεις κάποια κελιά, η μορφοποίηση υπό όρους εφαρμόζεται αυτόματα και στα νέα δεδομένα.
Αυτό είναι ένα πολύ απλό παράδειγμα για να δεις τις δυνατότητες της μορφοποίησης υπό όρους. Την επόμενη φορά που θα νιώσεις ότι ο όγκος των δεδομένων σε «πλακώνει», ίσως μπορέσεις να βρεις τις απαντήσεις που ψάχνεις πολύ πιο εύκολα.