Microsoft 365:n lukuisat käyttöapuasetukset takaavat, että kaikki käyttäjät kykenevät lukemaan tekstiä, luomaan asiakirjoja ja pitämään esitelmiä. Sinunkin kannattaa tutustua näihin keskeisiin ominaisuuksiin.

Wordin ja OneNoten Syventävä lukuohjelma ‑ominaisuus näyttää asiakirjan aina mahdollisimman helposti luettavassa muodossa – muokkaamatta alkuperäistä tiedostoa.

Ota ominaisuus käyttöön klikkaamalla Näytä -välilehteä ja klikkaa sitten Syventävä lukuohjelma painiketta. Säädä tekstin kokoa, sivun väriä ja muuta valintanauhan painikkeilla (Wordissa) tai tekstiasetukset-painikkeella (OneNotessa). Voit tarkastella asiakirjaa lähemmin sivun zoomauksen liukusäätimellä.

Voit kuunnella Word-asiakirjan ääneen luettuna viemällä osoittimen haluamasi aloituskohdan päälle ja klikkaamalla sitten Tarkista > Lue ääneen. Voit säätää lukunopeutta tai lukijan ääntä klikkaamalla rataskuvaketta.

Halutessasi voit sanella tekstiä kirjoittamisen sijaan Microsoft 365:n sisäänrakennetulla saneluominaisuudella. Käyttäessäsi Wordia, klikkaa ensin Aloitus ja sitten Sanele-painiketta. PowerPointissa ja Outlookissa saat asetuksen käyttöön klikkaamalla Muokkaa > Aloita sanelu.

Kun sanalet tekstiäsi, voit lisätä välimerkkejä ja rivinvaihtoja lausumalla ne ääneen tähän tapaan: ”Hei Janne pilkku uusi rivi toivottavasti voit hyvin piste Käytäisiinkö lounaalla joskus pian kysymysmerkki uusi rivi Terveisin pilkku Sanni.”

Wordissa klikkaa rataskuvaketta, jotta voit valita puhekielen sekä ottaa kirosanasuodattimen tai automaattiset välimerkit käyttöön. Tarkempia ohjeita saat klikkaamalla kysymysmerkkipainiketta, rullaamalla sivun alareunaan ja valitsemalla Mitä voin sanoa?

PowerPointin Live-tekstitykset-ominaisuuden avulla kaikki voivat seurata esitelmääsi. Ominaisuus kuuntelee esitystäsi ja muuntaa tai kääntää puheesi tekoälyn avulla tekstitykseksi, joka näytetään reaaliajassa näytön alaosassa. PowerPoint osaa kääntää tekstiä yli 60 kielelle.

Wordin, Excelin ja PowerPointin helppokäyttömallit auttavat sinua luomaan helppolukuisempia asiakirjoja. Mallit hyödyntävät korkeampaa värikontrastia, suurempia fontteja, vaihtoehtoisia tekstejä visuaalisille objekteille sekä näytönlukuohjelmille suunniteltuja taulukkorakenteita ja tietosyöteviestejä. Voit selata malleja valitsemalla Tiedosto > Uusi mallista ja kirjoittamalla hakukenttään ”helppokäyttöinen” (lainausmerkkien kanssa).

Ennen kuin jaat Word-, Excel- tai PowerPoint-asiakirjasi muiden kanssa, klikkaa Tarkista ja sitten Tarkista helppokäyttöisyys. Mikäli tekstin helppokäyttöisyydessä on puutteita, appi merkitsee haastavat kohdat ja kertoo, miten voit korjata ne.

Voit käyttää Helppokäyttöisyyden tarkistusta myös OneNotessa (klikkaa Työkalut > Tarkista helppokäyttöisyys) ja Outlookin sähköpostiviestin kirjoitusnäkymässä (valitse Muokkaa > Tarkista helppokäyttöisyys).

Wordin, Excelin ja PowerPointin valintanauha sisältää oletusasetuksilla kymmeniä painikkeita ja valikoita, mutta joskus vähempikin riittäisi. Voit poistaa harvoin käyttämäsi ominaisuudet valintanauhalta avaamalla Asetukset > Valintanauha ja työkalurivi > Valintanauha > Mukauta valintanauhaa. Poista toiminto (tai koko välilehti) käytöstä klikkaamalla sen vieressä olevaa valintaruutua. Voit myös luoda uuden välilehden suosikkikomennoillesi klikkaamalla plusmerkkiä.

Microsoft 365 auttaa sinua löytämään komentoja tai ominaisuuksia, joiden löytäminen apin valikoista ja alavalikoista voi olla haastavaa. Apista riippuen voit käyttää joko ikkunan yläreunan hakukenttää tai Kerro-ominaisuutta, joka löytyy jokaiselta valintanauhalta. Niihin voit kirjoittaa aiheeseen liittyviä sanoja, kuten taulukko tai sarakkeet.