Jos olet pitänyt joskus esitelmän, tiedät varmasti, että opettavaisen ja samalla kiinnostavan Microsoft PowerPoint -esityksen teko on taitolaji. Onneksi appi hoitaa esityksen suunnittelun vaikeimmat osuudet puolestamme.
Tehokkaan välineen kanssa on kuitenkin syytä olla tarkkana, ettei homma lähde lapasesta. Aloittelijan kannattaa kokeilla näitä kolmea toimintoa ja välttää myös niiden käyttöön liittyvät sudenkuopat.
1. Hyödynnä mallit (ja keskity aluksi yhteen)
PowerPoint sisältää laajan kirjon loistavia malleja (valitse Tiedosto > Uusi mallista). Jokainen niistä sisältää useita diamalleja, joissa on erilaiset fonttikoot, tekstin asettelut sekä paikkoja kuville ja muulle sisällölle.
Näin esityksestä tulee upea: Aloita yhdestä mallista ja opettele sen käyttö läpikotaisin, ennen kuin siirryt seuraavaan. Jokaisessa mallissa riittää tutkittavaa ja opittavaa.
2. Lisää kuvia (mutta keskity silti olennaiseen)
Jokaisessa uudessa diassa on kätevä painike, jonka kautta saa lisättyä taulukoita, kaavioita, kuvia, videoita ja muotoja. Voit lisätä diaan myös PowerPointin SmartArt-kuvia, joiden joukosta löytyy esimerkiksi Venn-diagrammeja ja vuokaavioita. Niiden avulla on helppo esitellä prosesseja ja asioiden välisiä suhteita.
Näin esityksestä tulee upea: Maltti on valttia. Vaikka mieli tekisi täyttää diat erilaisilla kuvilla ja kaavioilla, lisää vain asiaa selventäviä kuvia. Silmänruoka voi helposti viedä huomion pois varsinaisesta asiasisällöstä.
3. Käytä siirtymiä (maltillisesti)
Siirtymät, eli diojen väliset animaatiot, tarjoavat puhujalle ja yleisölle hengähdystauon. Niiden ansiosta esitys etenee sulavasti, ja kaikki ehtivät miettiä kuulemaansa pienen hetken.
Siirtymän lisääminen on helppoa. Napauta Siirtymät-välilehteä, valitse sivupalkista diat, joiden väliin siirtymä tulee, ja valitse siirtymätehoste. Etenevä näyttö on varma valinta!
Näin esityksestä tulee upea: Käytä esityksessä vain yhdenlaista siirtymää sen sijaan, että eri diojen välillä olisi erilaisia siirtymiä. Äläkä pähkäile siirtymiä tai niiden lisäämistä, ennen kuin diat ovat muuten valmiita. Siirtymät on helppo lisätä lopuksi.