Microsoft Word fa que col·laborar en un document amb companys de classe, companys de feina o clients sigui més senzill. No només permet que diverses persones editin un arxiu en temps real, sinó que ressalta cada canvi (i qui l’ha fet) perquè pugui ser acceptat o rebutjat de manera ràpida i fàcil.

Per habilitar la funció del control de canvis, selecciona la pestanya “Revisar” i canvia l’opció “Control de cambios” a “On”.

Un cop activat, tens tres maneres de fer un seguiment dels canvis que s’hagin realitzat.

Amb la funció de control de canvis habilitada, veuràs cada canvi de manera predeterminada, però pots fer que Word ressalti només certs canvis concrets fent clic a la pestanya “Revisar” de la barra d’eines i després a “Opciones de marcado”.

Desmarca-ho tot excepte “Formato” per veure només els canvis d’estil, com ara aquells relacionats amb les fonts i l’interlineat, o selecciona l’opció “Inserciones y eliminaciones” per ressaltar els canvis en el text.

Si en el document hi han treballat diverses persones, podràs veure les edicions i els comentaris que hagi fet cadascú. A l’apartat “Revisores” podràs marcar o desmarcar les persones que vulguis.

Fins i tot pots personalitzar la manera en què Word ressalta els diferents tipus de canvis. Només has d’anar a “Opciones de marcado” i a “Preferencias” si vols assignar un color a les insercions i un altre a les supressions, per exemple. O assigna a cada col·laborador el seu propi color per veure d’un cop d’ull qui ha canviat cada cosa.

Per gestionar els canvis de manera eficaç, fes clic a la fletxa que apareix al costat d’“Aceptar” o de “Rechazar” i selecciona “Aceptar/Rechazar y continuar con el siguiente”. Word aplicarà el canvi en qüestió i passarà al següent.

Per tenir una vista clara del document amb tots els canvis acceptats però sense comprometre’t a res, fes clic a “Todas las revisiones” i després a “Sin revisión”. Si t’agraden tots els canvis, clica damunt la fletxa que apareix al costat d’“Aceptar” i després a “Aceptar todos los cambios”.

Consell professional: si selecciones una frase, un paràgraf o una pàgina sencera, els menús d’acceptar o rebutjar aplicaran l’acció a tots els canvis que inclogui la teva selecció.

T’has oblidat d’activar el control de canvis? Cap problema! Si tens una versió anterior del document, fes servir la funció “Comparar documentos” de Word.

Ves a “Herramientas”, “Control de cambios” i selecciona “Comparar documentos”. Un cop allà, selecciona el document original i el revisat, i Word crearà un document nou amb tots els canvis ressaltats. Llavors, podràs acceptar o rebutjar cada canvi com si l’opció de control de canvis hagués estat activada des del principi.