هذا جزء من سلسة تعزيز مهارات استخدام Excel. يمكنك العثور على الروابط في القصص التالية.
قد تبدو عملية تحليل جدول بيانات مَهمة صعبة ومرهقة لأنكم تستخدمون الكثير من الصيغ للحصول على نتائج التحليلات المطلوبة. ويأتي هنا دور ميزة Analyze Data في Excel. تبسّط هذه الميزة العملية وتنظّمها من خلال إنشاء مخططات وجداول مُقترحة لكم وتسهيل استخراج المعلومات المفيدة باستخدام اللغة الطبيعية.
يمكنكم تحديد الاتجاهات في بياناتكم دون الحاجة إلى كتابة أي صيغة.
الخطوة الأولية: دعوا Excel يقوم بالمهام الصعبة
الهدف: تحليل بيانات المبيعات من أربع مناطق لسلسلة متاجر متخصصة في إصلاح الدراجات لمعرفة الاتجاهات ونتائج التحليلات.
الطريقة التقليدية: إنشاء مخططات متعددة لطرق عرض وملخصات مختلفة من بياناتكم، وإعادة تنظيم جدولكم حتى يتناسب مع كل مخطط.
طريقة Analyze Data لتحليل البيانات: يُنشئ Excel كل المخططات والجداول ويعرض نتائج تحليلات متنوعة للاختيار من بينها.
يعرض الجانب الأيسر من الجدول أدناه، على سبيل المثال، بيانات مبيعات شهر واحد لسلسلة متاجر إصلاح الدراجات. (يبيع كل متجر دراجات وإطارات ومعدّات صيانة).
يمكنكم الضغط على أي مكان في الجدول للحصول على نتائج تحليلات تلقائية، ثم اختيار Analyze Data في شريط أدوات Home. يُقسّم برنامج Excel بيانات الجدول، ويعرض النتائج في جزء جديد على اليمين:
عند تصفّح أكثر من 20 نتيجة، ستجدون ملخصات مبيعات المناطق والرسوم البيانية لإيرادات كل منتج ومقارنات بين المناطق وغيرها. ستحصلون على مجموعة متنوعة من نتائج التحليلات، والتي يستغرق فعلها يدويًا ساعات طويلة! (لا تُحدّث النتائج في جزء Analyze Data تلقائيًا. لذا إن أجريتم تغييرًا في أحد حقول جدولكم، عليكم إغلاق أداة Analyze Data وإعادة تشغيلها لرؤية النتائج المُحدّثة).
كما يمكنكم استخراج هذه المخططات وجداول البيانات المخصصة لها من الشريط الجانبي لاستخدامها في Excel أو Word أو PowerPoint: اضغطوا على إدراج "Insert +" أسفل أي عنصر لإدراجه (مع البيانات ذات الصلة من الجدول الأصلي) في ورقة جديدة بالمصنف.
خيار متقدم: دعوا Excel يجيب على أسئلتكم
الهدف: العثور على إجابات للأسئلة حول بياناتكم.
الطريقة التقليدية: إنشاء صيغة مخصصة تحسب الإجابة. ويتطلب ذلك إعادة تنظيم جدولكم أو إنشاء جداول إضافية تحتوي على البيانات المطلوبة فقط.
طريقة Analyze Data لتحليل البيانات: طرح سؤالكم، بلغة طبيعية، على برنامج Excel في مربع النص أعلى جزء Analyze Data. يمكنكم مثلًا طرح السؤال التالي حول الجدول أعلاه: "أي عنصر تم بيعه مع أعلى عائد؟" ويُجيب برنامج Excel أن العنصر كان، على نحو غير متوقع، الإطارات الخلفية:
يمكنكم أيضًا إدخال استعلامات تتضمن حقول بيانات متعددة، مثل "ما إجمالي إيرادات الدراجات الجبلية ودراجات الشوارع؟" أو "ما المنطقة التي باع متجرها أقل كمية من الدراجات الجبلية ودراجات الشوارع؟" أو "ما كمية الإطارات الخلفية والأمامية في المنطقة الغربية؟" ما عليكم سوى الحرص على تضمين اسم حقل البيانات في استعلامكم.
نصيحة احترافية: اختاروا كيفية تحليل كل حقل
يوفر جزء Analyze Data أدوات لاستبعاد حقول من التحليل وضمان تعامل Excel مع كل حقل بطريقة صحيحة. اضغطوا على زر الإعدادات (الترس) بجوار Discover Insights لإظهار نافذة "أي الحقول تهمكم أكثر؟" - "Which fields interest you the most".
عند النظر إلى مثال سلسلة متاجر إصلاح الدراجات، تلاحظون أن Analyze Data حدّد الحقول غير الرقمية بشكل صحيح، ولكن قد ترغبون في تحليل السعر كمتوسط وليس كمجموع. اضغطوا على Sum واختاروا Average. يمكنكم الآن كتابة استعلام مثل "ما هو السعر حسب المنطقة" - "What is the Price by Region"، وستحصلون على مخطط يعرض متوسط السعر حسب المنطقة.