Diese Story ist Teil der Excel-Skills-Serie. Weitere Links findest du unten.

Die Auswertung von Datentabellen kann ein langwieriges Unterfangen sein. Du hantierst mit diversen Formeln, um dir die gewünschten Einblicke zu verschaffen. Mit der „Datenanalyse“-Funktion von Microsoft Excel geht das erheblich einfacher. Diese generiert im Handumdrehen diverse Datendarstellungen für dich und liefert dir nützliche Erkenntnisse in natürlicher Sprache.

Erfahre hier, wie du Trends aus deinen Daten herausliest, ohne auch nur eine einzige Formel abzufassen.

Dein Ziel: Die Umsatzdaten eines Radgeschäfts in vier Regionen analysieren, um Trends zu erkennen und Erkenntnisse zu sammeln.

Die herkömmliche Herangehensweise: Du erstellst Diagramme aus diversen Teilmengen und Zusammenfassungen der Daten. Du organisierst deine Tabelle für jedes Diagramm anders.

Mit der Datenanalyse-Funktion: Lass einfach Excel die Diagramme und Tabellen für dich erstellen. Wähle aus den Vorschlägen aus, was du brauchst.

In der Beispiel-Tabelle unten sind links die monatlichen Umsätze der Ladenkette aufgeführt. Jede Filiale verkauft Kompletträder, Reifen und Reparatursätze.

Möchtest du automatisiert Erkenntnisse aus diesen Daten gewinnen, klickst du einfach irgendwo in den Tabellenbereich und dann in der Werkzeugleiste auf „Datenanalyse“. Jetzt durchforstet Excel die Daten der Tabelle kreuz und quer, um dir in einer neuen Ansicht rechts die Ergebnisse vorzulegen:

Unter den mehr als 20 Ergebnissen findest du Umsatzberichte der Regionen, Diagramme zum Umsatz nach Produkt, Regionsvergleiche und vieles mehr. Zur manuellen Erstellung dieser Schaubilder hättest du Stunden gebraucht! Ein Hinweis: Die Ergebnisse im Datenanalyse-Bereich werden nicht automatisch aktualisiert. Wenn du also Werte in deiner Tabelle änderst, schliesse das Analyse-Tool und starte es neu, um aktualisierte Diagramme zu erhalten.

Es kommt noch besser: Du kannst jedes Diagramm mitsamt der zugehörigen Datentabelle der Seitenleiste entnehmen und in Excel, Word oder PowerPoint einfügen: Klick auf den Eintrag „+ Insert“ unterhalb eines Projekts, um es zusammen mit den relevanten Daten der ursprünglichen Tabelle in ein neues Tabellenblatt oder eine neue Arbeitsmappe einzusetzen.

Dein Ziel: Antworten auf deine Fragen zu den Daten erhalten.

Die herkömmliche Herangehensweise: Du schreibst eine Formel, die die gewünschte Antwort berechnet. Für ihre Anwendung musst du aber möglicherweise die Tabelle reorganisieren oder weitere Tabellen erstellen, die nur die relevanten Daten erhalten.

Mit der Datenanalyse-Funktion: Du stellst Excel einfach direkt deine Frage im Textfeld, in der Datenanalyse-Ansicht ganz oben. So könntest du zur obigen Tabelle fragen: „Mit welchem verkauften Artikel wurde der höchste Umsatz erzielt?“ Excel wird dir die möglicherweise überraschende Antwort liefern, dass dies der Hinterreifen war:

Ebenso kannst du Abfragen vornehmen, die mehrere Datenfelder betreffen, zum Beispiel: „Wie hoch war der Gesamtumsatz mit Mountainbikes und Strassenrädern?“ oder „In welcher Region wurden die wenigsten Mountainbikes und Strassenräder verkauft?“. Oder aber: „Menge verkaufter Vorder- und Hinterreifen in der Region West?“. Wichtig ist nur, dass du tatsächlich die Namen der Datenfelder in deiner Abfrage verwendest.

Die Datenanalyse-Ansicht bietet auch Funktionen, um Felder aus der Analyse auszuschliessen oder um sicherzustellen, dass Excel jedes Feld richtig behandelt. Öffne dazu die Einstellungen mit dem Zahnrad-Symbol neben „Discover Insights“; es erscheint der Dialog „Which fields interest you the most?“:

Für unser Fahrradladen-Beispiel hat die Datenanalyse richtigerweise die nichtnumerischen Felder erfasst, doch vielleicht möchtest du den Preis nicht als Summe, sondern lieber als Durchschnittswert analysiert haben. Klicke auf „Summe“ und wähle „Durchschnitt“. Nun kannst du beispielsweise die Preise nach Regionen differenziert abfragen, und der mittlere Preis wird nach Regionen angezeigt.