Dank zahlreicher Optionen für mehr Barrierefreiheit macht es Microsoft 365 allen möglich, Dokumente zu lesen, zu erstellen oder zu präsentieren. Wir stellen dir die wichtigsten Funktionen vor.

Der plastische Reader in Microsoft Word und Microsoft OneNote verändert nicht das Dokument selbst, sondern nur seine Darstellung und erleichtert so die Lesbarkeit.

Über Ansicht > Plastischer Reader lassen sich Textabstände, Seitenfarbe und mehr im Menüband (in Word) oder die Taste für Texteinstellungen (OneNote) anpassen. Und für eine Detailansicht nutzt du den Zoom-Schieberegler.

Damit dir Word ein Dokument vorliest, positionierst du den Cursor an der gewünschten Textstelle und klickst auf Überprüfen > Laut vorlesen. Über das Zahnradsymbol lässt sich die Lesegeschwindigkeit anpassen oder eine andere Stimme auswählen.

Über die integrierte Diktierfunktion von Microsoft 365 sprichst du deinen Text ein, anstatt ihn zu tippen. In Word klickst du dazu auf Start > Diktieren und in PowerPoint und Outlook gehst du auf Bearbeiten > Diktieren.

Satzzeichen und Zeilenumbrüche sprichst du während des Diktierens einfach aus: „Lieber Max Komma neue Zeile ich hoffe Komma dir geht es gut Punkt Wollen wir uns bald wieder zum Mittagessen treffen Fragezeichen neue Zeile Viele Grüße neue Zeile Anna.“

Über das Zahnradsymbol wählst du in Word die Sprache aus und aktivierst die automatische Zeichensetzung oder den Profanitätsfilter. Für weiterführende Hinweise klickst du auf das Fragezeichensymbol und scrollst nach unten zu Was kann ich sagen?

Mit den Echtzeit-Beschriftungen und ‑Untertiteln von PowerPoint können alle an der Präsentation teilhaben. Mithilfe von künstlicher Intelligenz verwandelt sich das Gesprochene in Text und lässt deine Worte – oder die Übersetzung davon – unmittelbar auf dem Bildschirm erscheinen. PowerPoint ermöglicht Übersetzungen in mehr als 60 Sprachen.

Mit den barrierefreien Vorlagen in Microsoft Word, Excel und PowerPoint stellst du sicher, dass deine Dokumente für alle zugänglich sind. Erhöhe den Farbkontrast, vergrößere die Schrift, alternative Grafiktexte, vereinfache Tabellenstrukturen und Eingabemeldungen für Bildschirm-Reader. Klicke dazu auf Datei > Neu aus Vorlage... und gib im Suchfeld den Begriff „Barrierefreie Vorlagen“ ein – bitte dabei nicht die Anführungszeichen vergessen.

Bevor du deine Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumente teilst, klicke auf Überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen. Anschließend gehst du die Ergebnisse nach möglichen Fehlern und Warnungen durch, um sie zu beheben.

Die Prüfung auf Barrierefreiheit gibt es auch in OneNote unter Extras > Barrierefreiheit überprüfen und im E-Mail-Fenster von Outlook unter Bearbeiten > Barrierefreiheit überprüfen.

Das Menüband in Word, Excel und PowerPoint verfügt über jede Menge Schaltflächen und Standardmenüs. Weniger ist hier allerdings mehr. Um Funktionen zu entfernen, die du in der jeweiligen App sowieso kaum nutzt, klickst du auf Einstellungen... > Menüband und Symbolleiste > Menüband > Menüband anpassen. Deaktiviere das Kästchen neben einer Gruppe oder einer ganzen Registerkarte. Über das Plus-Symbol lässt sich aber auch eine neue Registerkarte mit deinen Lieblingsbefehlen erstellen.

Microsoft 365-Apps helfen dir, Befehle oder Funktionen zu finden, die sich in den Menüs und Untermenüs nicht so einfach aufspüren lassen. Klicke auf das Suchfeld oben in jedem Fenster oder auf „Was möchten Sie tun?“ – dieses Feature ist in jedem Menüband verfügbar – und tippe den gewünschten Suchbegriff ein, zum Beispiel „Tabelle“ oder „Spalte“.